Gestion des données — conservation, transmission, récupération

1 Où est hébergé votre DUERP

Votre document unique est hébergé sur notre infrastructure, en Europe. C'est le seul mode proposé, et c'est un choix.

Pourquoi pas sur votre ordinateur

Trois raisons, toutes tirées de ce qu'un document unique doit permettre :

Il doit être consultable. Le Code du travail impose de le tenir à disposition de vos salariés, du CSE, du médecin du travail et de l'inspection. Un fichier sur un poste ne l'est pas.
Il doit survivre quarante ans. Un document sur un disque local disparaît au premier changement d'ordinateur ou de personne en poste.
Il doit pouvoir changer de mains. Un DUERP réalisé par un prestataire doit vous revenir — ce qui suppose un emplacement accessible aux deux.

Vous travaillez malgré tout hors connexion : la saisie continue si le réseau tombe, et se synchronise au retour. Vous n'avez rien à faire.

Vos données restent hébergées en Europe, et vous pouvez les exporter à tout moment — voir la section 4.

2 Reprendre le DUERP réalisé par un prestataire

Beaucoup d'entreprises font réaliser leur document unique par un préventeur, un IPRP ou un consultant. Le livrable arrive en Word ou en PDF, et l'année suivante, la mise à jour repart de zéro — souvent en repayant une intervention.

Avec EasyRisk Pro, votre prestataire vous transmet le document lui-même :

Votre prestataire réalise le DUERP dans son espace de travail.
Il vous le transfère en fin d'intervention : vous en devenez propriétaire.
Vous le maintenez à jour chaque année, vous-même, avec une licence de maintien.
Votre prestataire garde l'accès si vous souhaitez le refaire intervenir plus tard.

Vous n'êtes plus dépendant d'une intervention pour modifier votre propre document unique.

Le détail des licences figure sur la page tarifs.

3 Conserver vos versions pendant 40 ans

Ce que dit la loi

L'employeur doit conserver le document unique et toutes ses versions successives pendant au moins quarante ans, et les tenir à disposition des salariés, anciens salariés, du CSE, du médecin du travail, de l'inspection du travail et de la CARSAT.

Article L.4121-3-1 du Code du travail — loi du 2 août 2021, décret du 18 mars 2022.

Pourquoi quarante ans

Parce que certaines maladies professionnelles se déclarent des décennies après l'exposition. Le document unique de l'époque devient alors la pièce qui établit ce qui était connu du risque et quelle prévention était en place.

Le portail national de dépôt annoncé en 2022 n'a jamais vu le jour. L'obligation qui subsiste est donc la conservation par vos propres moyens : personne ne la prend en charge à votre place.

Ce que fait EasyRisk Pro

Chaque mise à jour annuelle fige une version. Les chiffres, effectifs et proportions d'exposition sont enregistrés tels qu'ils étaient à cette date — une version consultée dans vingt ans affichera les valeurs de son époque, pas celles du jour.
L'archive de la version sortante est produite automatiquement au moment de la révision.
Elle est lisible sans notre logiciel : vous la conservez où vous voulez, y compris chez un tiers-archiveur si vous en avez un.

Nous produisons l'archive et sa preuve d'intégrité. La conservation, elle, reste votre obligation légale — nous vous donnons de quoi la remplir, nous ne nous y substituons pas.

4 Récupérer vos données quand vous voulez

Vous exportez l'intégralité de votre document unique et de son historique depuis l'application, quand vous le souhaitez, sans nous le demander.

L'export contient votre analyse, ses versions successives, vos unités de travail, votre plan d'actions et l'annexe pénibilité, ainsi que les documents que vous avez générés dans leur format d'origine. Il se relit avec un navigateur et une suite bureautique.

Cette fonction ne dépend pas de notre disponibilité. Si nous cessions notre activité, vous conserveriez un document unique complet et lisible.

5 À qui appartient quoi

Votre document unique vous appartient. Nous ne revendiquons aucun droit sur son contenu et ne l'exploitons à aucune fin autre que la fourniture du service.

Les bibliothèques de risques fournies restent les nôtres. Les catalogues de dangers, de risques professionnels et de mesures livrés avec EasyRisk Pro sont concédés pour la durée de votre abonnement. Une copie en est figée dans votre document pour garantir sa reproductibilité, sans que cela vous en transfère la propriété.

Ce que vous ajoutez vous appartient et vous est restitué avec le reste.

Les conditions générales détaillent la réversibilité et la propriété des contenus.